Zlatá
pravidla elektronické pošty
S nástupem providerů nabízejících
připojení zdarma se k Internetu a tím pádem i k elektronické
poště dostala řada uživatelů, kteří se často dopouštějí
nejrůznějších chyb a prohřešků. Je to celkem pochopitelné,
neboť elektronická pošta má, na rozdíl od té papírové, řadu
specifických pravidel, která je velmi dobré znát - ušetříte
si tím zbytečná nedorozumění a nepříjemné spory. Pokusili
jsme se shrnout ta nejzákladnější pravidla pro posílání e-mailů
a účasti v e-mailových konferencích do šestnácti bodů, takže
chcete-li umět správně elektronicky komunikovat, pojďte se na
ně společně s námi podívat.
- Rozesíláte-li jednu zprávu
více adresátům, používejte tzv. skrytou kopii.
Jednak tím zajistíte, že příjemci nebudou muset
stahovat zprávu s mnohdy velmi objemným seznamem všech
adres, na které byla zpráva také zaslána, a především
(zejména pokud neznáte všechny příjemce osobně a/nebo
oni se neznají mezi sebou navzájem) nedáte příjemcům
možnost zneužít adresy z vašeho adresáře k zasílání
nevyžádaných e-mailů, protože žádný z příjemců
neuvidí, komu jste ještě zprávu posílali.
- Posíláte-li v příloze
zprávy nějaký soubor, nezapomeňte příjemci vysvětlit,
proč přílohu posíláte. Řada virů se totiž připojuje
automaticky ke každému odeslanému e-mailu a obezřetný
uživatel by bez vašeho vysvětlení zcela správně
takovou zprávu bez milosti smazal.
- Neposílejte příliš velké
soubory jako přílohu e-mailu. Ne každý má doma
pevnou linku a jistě byste nechtěli slyšet, jakými
slovy vás příjemce prokleje v okamžiku, kdy bude přes
modem 14,4 kbps stahovat zprávu s 10 MB přílohou. Pro
tyto účely je lepší použít například FTP server s
veřejným přístupem nebo služby typu Úschovna či podobné s tím, že příjemci pošlete
pouze odkaz, odkud si má soubor stáhnout.
- Jestliže posíláte soubor,
který by v příjemci mohl vyvolat domněnku, že je
infikován virem (například dokument obsahující makra),
vždy mu velice pečlivě vysvětlete, proč soubor není
zavirovaný (v našem případě tedy objasněte funkci
maker a důvody, proč se bez nich dokument nemůže obejít).
Příjemcům pak doporučujeme, aby i v případě, že
bude vysvětlení dostatečné, zkontrolovali před otevřením
každý přijatý soubor antivirovým programem.
- Využíváte-li nastavení
důležitosti (priority) zprávy, používejte zásadně
střední stupeň. Jedině v případě, kdy je to
opravdu nezbytné, nastavte velkou důležitost.
- Přílohy komprimujte, nejlépe
do archivu ZIP, případně do takového, o němž jste
si jisti, že jej příjemce může otevřít. Naopak se
nedoporučuje posílat samorozbalitelné archivy (EXE)
ani další typy souborů v otevřené podobě. I když
je odešlete v "čistém stavu", nikdo vám
nezaručí, že nebudou zavirovány někde cestou k příjemci.
Pak budete těžko vysvětlovat, že dotyčný má sice
smazaný celý pevný disk, ale že zrovna vy na tom nemáte
vůbec žádný podíl.
- Českou diakritiku používejte
jen tehdy, pokud jste si jisti, že příjemce používá
program, který podporuje znaky s háčky a čárkami. V
opačném případě může totiž příjemce obdržet
text, který mu jeho e-mailový klient zobrazí třeba
jako doufam ?e u? chapete pro? p?ijemce nebavi d?lat u
va?ich zprav zkou?ku z grafologie. Nejste-li si jisti,
zda má příjemce program schopný pracovat s češtinou,
pište raději bez hacku a carek. Toto pravidlo
platí i v případě e-mailových konferencí, kde
jednotliví členové používají široké spektrum e-mailových
programů.
- Zapojíte-li se do nějaké
tématicky zaměřené konference, neodbíhejte od tématu
a nezatěžujte účastníky ani zprávami, které s tématem
konference souvisí jen vzdáleně.
- Do konferencí není vhodné
zasílat žádné soubory, protože ne každý z účastníků
má o zaslané soubory zájem. Jestliže chcete
poskytnout například nějaký zajímavý program, zašlete
do konference pouze zprávu s tím, ať vám případní
zájemci pošlou adresu schránky, na kterou chtějí
soubor zaslat.
- Zejména v konferencích se
vyjadřujte co nejstručněji. Ne každý má chuť a čas
číst vaše slohová cvičení a je mnohem pravděpodobnější,
že dostanete odpověď na svůj e-mail, pokud se celý
obsah zprávy vejde na několik málo řádků.
- S výše uvedeným bodem
souvisí i další rada: pokud odpovídáte na nějakou
zprávu, používejte tzv. quotování, které spočívá
v tom, že v odpovědi vyberete pouze tu část původní
zprávy, na niž chcete odpovídat, přidáte svou odpověď
a zbytek smažete. Ukážeme si to na příkladě:
přijatá zpráva:
Ahoj, zdravím všechny
členy konference o vepřovém mase,
chtěl bych se zeptat,
jestli náhodou někdo nevíte, jakým způsobem mám
naporcovat šunku
všem předem díky za
odpověď
Luďa Řezník
- Jak sami vidíte, zpráva
obsahuje spoustu textu, který není nutné při odpovědi
posílat zpět. Aby tedy ostatní účastníci konference
věděli, na jakou otázku odpovídáte, stačí odeslat
například pouze:
Ahoj
>jakým způsobem mám
naporcovat šunku
–Já porcuji vidličkou
a nožem
František Uzenář
- Často žel bývá zvykem,
že uživatelé při odpovídání na zprávu pouze
stisknou tlačítko Odpovědět, přidají k původní
zprávě svou vlastní a odešlou ji zpět. Pokud se tímto
způsobem vede nějaká delší diskuse, nabude zpráva
po několika podobných odesláních poměrně značné
velikosti, což nepotěší zejména majitele pomalých
modemů.
- Dostanete-li zprávu, která
obsahuje text vyzývající vás k jejímu rozeslání co
nejvíce osobám (zpravidla "všem, co máte ve svém
adresáři"), nikdy tak nečiňte. Prakticky vždy
se jedná o "letadla", jejichž autoři se asi
dobře baví naivitou neznalých uživatelů, kteří se
do hry nic netušíce zapojují. Nejčastěji jsou tímto
způsobem šířeny zprávy o nových virech, které
nejdou vyléčit žádným antivirovým programem (pardon,
ale takový opravdu neexistuje a pokud se náhodou přece
jen objeví, většina antivirových firem velmi rychle přispěchá
s updatem, který vir umí léčit), nedávno se také
objevila zpráva, jejíž autor sliboval za její rozeslání
mobilní telefon. Absolutně bez komentáře raději nechávám
případy rozesílání e-mailů typu "pokud tuto
zprávu do dvou dnů neodešlete, potká vás neskutečná
smůla" doplněných obvykle věrohodně vypadajícím
popisem osobních i pracovních tragédií těch, kteří
zprávu skutečně neodeslali. Tomu snad dnes nevěří už
ani žáci mateřské školky...
- Vyvarujte se rozesílání
reklamních e-mailů (často se používá termín spamming),
ať už s reklamou na své webové stránky, službu,
firmu nebo nějaký produkt. Klasickou papírovou reklamu
vhozenou do schránky u domu většina Čechů akceptuje
a v nejhorším případě ji vyhodí do koše či zužitkuje
jiným způsobem. U reklamy rozesílané elektronickou poštou
ale vznikají příjemci náklady, které musí vynaložit
na to, aby si zprávu, kterou vlastně vůbec nechce číst,
stáhnul ze serveru. Řada uživatelů je proto velmi
podrážděná a kromě jiného může požádat i o to,
aby vám provider zrušil připojení k Internetu. Využijete-li
k těmto aktivitám firemní mail, počítejte s tím, že
vám příjemce může způsobit problémy u vašeho zaměstnavatele,
který vám zcela určitě Internet nezpřístupnil pro
tyto účely.
- Pokud se naopak sami
stanete obětí spamu, zkuste nejprve odesílatele požádat,
aby vás přestal obtěžovat nevyžádanou poštou.
Jestliže si nedá říci, kontaktujte administrátora
nebo správce poštovního serveru a požádejte ho o vyřešení
situace. Většina slušných firem a providerů na takový
požadavek reaguje upozorněním odesílatele, a pokud ve
své činnosti pokračuje, i jeho odpojením. Jestliže
nezabere ani tato metoda, nezbude vám než si nastavit
ve svém programu filtrování pošty.
- Snažte se psát kultivovaně
a především bez pravopisných chyb. V e-mailové
komunikaci jsou příjemci zpravidla benevolentní, ovšem
nezvládnete-li shodu podmětu s přísudkem, můžete si
být jisti, že si o vás vytvoří nelichotivý úsudek.
- Jedna rada (nejen) do
konferencí – tykejte pouze tomu, koho opravdu dobře
znáte a s kým jste si tento způsob komunikace dohodli.
V opačném případě používejte raději vykání,
protože skutečně nepůsobí dobrým dojmem, když
budete tykat například o padesát let staršímu člověku,
kterého navíc ani neznáte (nejspíše vás bude považovat
za hulváta). Výjimku lze udělat pouze v případě, že
je tykání v dané konferenci pravidlem.